PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SDM

“ PENGENALAN, PENEMPATAN, DAN PEMBERHENTIAN ” 

A. Pengenalan (Orientasi)

Orientasi adalah aktivitas-aktivitas yang menyangkut pengenalan individu terhadap organisasi, penyediaan landassan bagi karyawan baru agar mulai berfungsi secara efektif dan menyenangkan pada pekerjaan yang baru. Orientasi meliputi pengenalan karyawan baru terhadap perusahaan, fungsi- fungsi, tugas-tugas, dan orang-orangnya.

1.      Tujuan Pengenalan (Induksi)

Tahap induksi dari orientasi melibatkan interaksi antara karyawan baru, penyelianya langsung, dan program-program orientasi formal. Dalam aktivitas ini karyawan baru biasanya mempelajari hal-hal berikut:

o   Sejarah organisasi

o   Deskripsi produk dan jasa yang dihasilkan organisasi

o   Struktur, otoritas, dan hubungan tanggung jawab di dalam organisasi.

o   Hukum, peraturan, dan kebijakan-kebijakan mengenai hal-hal seperti keselamatan kerja, jam makan siang, dan metode komunikasi- komunikasi formal.

o   Kebijakan-kebijakan sumber daya manusia yang meliputi kompensasi, tunjangan, dan jasa-jasa karyawan lainnya.

o   Menjumpai rekan-rekan karyawan lainnya secepatnya.

Program the quality from the start menggambarkan beberapa dimensi penting dalam program pengenalan. Pertama, pengenalan haruslah melibatkan manajer dari karyawan baru tersebut. Tidak hanya untuk memulai hubungan saja, tetapi juga memungkinkan karyawan mendapatkan detail yang khusus tentang pekerjaan mereka. Kedua, pentingnya meminta pendapat dari karyawan lama untuk isi program. Ketiga, dari sisi pandangan sistem, survei tindak lanjut memberikan

Program-program orientasi formal biasanya bergantung pada departemen sumber daya manusia dan penyelian. Program orientasi “dua tingkat” digunakan karena isu-isu yang dicakup dalam orientasi masuk dalam dua kategori luas: topik-topik umum yang penting bagi sebagian besar karyawan baru dan isu-isu spesifik berkaitan dengan pekerjaan yang hanya penting bagi para pemegang jabatan tertentu saja.

Tabel berikut memaparkan topik-topik yang lazim dimasukkan dalam program orientasi

Topik

Muatan Topik

Isu-Isu Organisasional

a. Sejarah perusahaan

b. Organisasi perusahaan

c. Nama-nama dan jabatan-jabatan eksekutif- eksekutif kunci
d. Jabatan dan departemen karyawan
e. Tata letak fasilitas fisik

f. Masa percobaan

g. Lini produk atau jasa yang ditawarkan

h. Tinjauan proses produksi

i. Kebijakan-kebijakan dan peraturan-peraturan perusahaan

j. Peraturan-peraturan disipliner

k. Buku pedoman karyawan

l. Prosedur-prosedur keselamatan kerja
Tunjangan-Tunjangan
Karyawan

a. Skala –skala bayaran dan hari bayaran

b. Liburan –liburan dan hari besar

c. Jam-jam istirahat

d. Tunjangan-tunjangan pelatihan pelatihan dan pendidikan

e. Konseling

f. Tunjangan-tunjangan asuransi

g. Program asuransi

h. Layanan-layann yang disediakan oleh perusahaan bagi karyawan

i. Program rehabilitasi

Perkenalan-Perkenalan

a. Dengan penyelia

b. Dengan para pelatih
c. Dengan kerabat-kerabat kerja
d. Dengan konselor karyawan

Tugas-Tugas Pekerjaan

a. Lokasi pekerjaan

b. Tugas-tugas pekerjaan

c. Persyaratan –persyaratan keselamatan kerja

d. Tinjauan pekerjaan

e. Sasaran –sasaran pekerjaan

f. Hubungan dengan pekerjaan-pekerjaan lainnya

1. Kesempatan dan Kesukaran

Bagian terlemah pada hampir seluruh program orientasi adalah pada level penyelia. Walaupun departemen SDM telah menyusun program yang efektif dan dilakukan oleh penyelia yang terlatih, tetap saja ada penyelia yang merasa tidak tampak penting yang dapat dijelaskan kepada pendatang baru. Untuk mengatasi hal ini, departemen SDM dapat menyusun daftar tentang hal-hal yang harus dijelaskan kepada karyawan baru dengan berfokus pada perkenalan dan tugas-tugas pekerjaan.

Tambahan yang berguna bagi pengenalan ini dapat berupa penugasan kepada seorang rekan sekerja yang berpengalaman untuk menunjukkan tentang pekerjaan, perkenalan dengan lingkungan kerja dan menjawab pertanyaan si karyawan baru. Sistem ini disebut sistem rekan sekerja atau buddy system. Interaksi sosial ini diharapkan dapat mempercepat proses sosialisasi si karyawan baru meskipun sistem ini hanya bersifat tambahan.

Bila menjadi pengganti, penyelia akan kehilangan kesempatan emas untuk membuka komunikasi dengan para karyawan baru. Akibatnya adalah kehilangan kesempatan untuk menjalin hubungan baik dengan karyawan baru sebelum mereka terpengaruh oleh opini lingkungan kerja.

Departemen SDM dan para penyelia bertanggung jawab untuk menjamin karyawan baru tersebut tidak:

o   Kebingungan karena terlalu banyak informasi yang harus diserap

o   Terlalu banyak formulir yang harus dijelaskan

o   Diberikan tugas-tugas yang dapat mengurangi minat kerja dan loyalitas

o   Diberikan tugas yang sejak awal telah diduga pasti akan gagal dilaksanakan

o   Didorong melakukan pekerjaan yang didasarkan pada pemahaman yang salah

o   Dipaksa mengisi kesenjangan informasi antara orientasi yang terlalu luas dari departemen SDM dan dirasa sempit oleh penyelia.

1. Manfaat Program Pengenalan

Manfaat yang dirasakan kebanyakan berkisar tentang berkurangnya kecemasan karyawan. Dengan kecemasan yang berkurang, para karyawan dapat belajar lebih baik. Pengaburan masalah oleh rekan sekerja atau kritikan dari penyelia dapat diatasi karena karyawan yang dapat mengikuti masa orientasi dengan baik mempunyai harapan kerja yang lebih realistik. Hasilnya adalah bahwa karyawan yang mengikuti masa pengenalan dengan baik membutuhkan perhatian lebih kecil dari penyelia dan rekan sekerja, kinerjanya lebih baik, dan lebih kecil kemungkinannya untuk berhenti.

2. Tindak Lanjut Pengenalan

Program pengenalan yang sukses diteruskan dengan tindak lanjut yang dibutuhkan karyawan baru karena mereka sering tidak dapat mengingat apa-apa yang diinformasikan dalam masa pengenalan

Departemen SDM menanggulanginya dengan rapat tidak resmi atau daftar checklist sederhana untuk meminta karyawan memberikan kritik tentang kelemahan program orientasi. Kelemahan-kelemahan tersebut mungkin berupa topik tentang karyawan-karyawan mana yang memerlukan lebih banyak informasi. Daftar checklist juga memberikan umpan balik untuk membantu departemen SDM mengidentifikasi bagian- bagian dari program pengenalan yang dinilai cukup baik. Meskipun daftar checklist dapat berjalan efektif, pertemuan langsung (face to face) antara karyawan dengan supervisornya merupakan langkah terpenting dari tindak lanjut program orientasi.

3. Implikasi Internasional

Yang menjadikan pengenalan luar negeri berbeda ialah adanya pengenalan tentang adat istiadat/budaya, bahasa, dan perbedaan hukum bisnis. Orientasi internasional juga harus mencakup tindak lanjut tamabahan. Sebelum karyawan tersebut tiba di negara tujuan, bantuan mungkin dibutuhkan, seperti mengetahui kebiasaan lokal, rumah tinggal, tempat belanja, dan sekolah. Departemen SDM mungkin dipanggil untuk mencarikan pekerjaan bagi pasangan si karyawan (bila karyawan itu membawa istri atau suami). Kalau tidak, mungkin saja tekanan dari keluarga dapat mendorong permintaan untuk kembali ke negara asal. Semua ini berlaku bagi karyawan yang akan ditugaskan ataupun akan kembali ke negara asal. Faktor tindak lanjut yang baik dan supervisor dapat menjadi amat penting bagi keberhasilan penempatan internasional

B. Penempatan

Penempatan karyawan berarti mengalokasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu, hal ini khusus terjadi pada karyawan baru. Kepada karyawan lama yang telah menduduki jabatan atau pekerjaan termasuk sasaran fungsi penempatan karyawan dalam arti mempertahankan pada posisinya atau memindahkan pada posisi yang lain.

Penempatan staffing terdiri dari dua cara: (1) karyawan baru dari luar perusahaan dan (2) penugasan di tempat yang baru bagi karyawan lama yang disebut inplacement atau penempatan internal.

Keputusan penempatan lebih banyak dibuat oleh manajer lini, biasanya supervissor seorang karyawan dengan berkonsultasi menentukan penempatan karyawan di masa datang. Peranan departemen SDM adalah memberi nasihat kepada manajer lini tentang kebijakan perusahaan dan memberikan konseling kepada para karyawan.

Dalam alur ini, terdapat tiga jenis penting dari penempatan, yaitu promosi, transfer dan demosi.

1. Promosi

Promosi terjadi apabila seorang karyawan dipindahkan dari satu pekerjaan ke pekerjaan yang lebih tinggi dalam pembayaran, tanggung jawab, dan atau level. Umunya diberikan diberikan sebagai penghargaan, hadiah (reward system), atau usaha dan prestasinya di masa lampau, maka akan muncul dua permasalahan.

Pertama, yaitu ketika pembuatan keputusan dapat membedakan antara karyawan yang kuat dan yang lemah secara objektif. Kalau sistem merit digunakan, keputusan seharusnya mencerminkan kinerja secara individu karyawan, tidak didasarkan pada pemilihan yang menyimpang. Kedua, adalah Peter Principle atau Prinsip Peter, yang menyatakan bahwa secara hierarki manusia cenderung untuk terus meningkatkan tingkat kompetisinya. Meskipun tidak selalu benar, prinsip tersebut menyatakan bahwa baiknya kinerja seseorang pada bidang tertentu belum tentu baik juga pada bidang kerja yang lainnya.

Ada juga model promosi Sistem Senioritas. Dalam beberapa hal, pada umumnya pekerja senior akan dipromosikan terlebih dahulu. Maksud senior disini adalah pekerja yang mempunyai masa kerja paling lama di perusahaan tersebut. Kelebihan pendekatan ini adalah adanya prinsip objektif. Karyawan yang akan dipromosikan ditentukan berdasarkan catatan senioritas yang ada pada perusahaan. Alasan rasional dari pendekatan ini adalah untuk menghilangkan/mengurangi promosi yang menyimpang dan memerlukan pengelolaan untuk mengembangkan senioritas pekerja karena mereka akan dipromosikan sebagaimana mestinya. Promosi sistem senioritas biasanya dibatasi pada pekerja yang digaji berdasarkan jam kerja.

2. Transfer dan Demosi

Transfer terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan dari satu bidang tugas ke bidang tugas lainnya yang tingkatannya hampir sama baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Transfer dapat berupa kepindahan yang bersifat geografis (pindah kota/pulau), dapat meningkatkan pengaruh/dual-career families atau keluarga di mana suami dan istri adalah meminta berhenti bekerja. Departemen SDM melaksanakan transfer ini dapat dilakukan dengan beberapa cara. Para profesional di bidang SDM sering bergabung dengan jaringan profesional lainnya melalui organisasi “Manajemen sumber Daya Manusia dan Masyarakat” setempat. Hubungan kerja sama ini dapat digunakan untuk mencari lapangan kerja bagi suami atau istri karyawan yang dipindahkan ke suatu kota. Dalam beberapa kasus ekstrim, terutama dalam transfer yang bersifat internasional, perusahaan mungkin akan menyarankan untuk memberikan gaji yang lebih tinggi agar dapat menutup kerugian/kekurangan penghasilannya.

Sedangkan demosi terjadi kalau seorang karyawan dipindahkan dari satu posisi ke posisi lainnya yang lebih rendah tingkatannya, baik tingkat gaji, tanggung jawab, maupun tingkat strukturalnya. Demosi sendiri jarang menimbulkan hasil yang positif bagi seorang karyawan. Biasanya hal tersebut terjadi karena masalah kedisiplinan, karyawan didemosi karena kinerja yang tidak baik, atau karena ketidaktaatan terhadap disiplin kerja seperti terlalu sering absen. Pada dasarnya demosi dimaksudkan dengan tujuan baik, yaitu mendorong karyawan yang tidak dapat mengerjakan tugasnya. Daripada memutuskan hubungan kerja, perusahaan lebih memilih untuk mempertahankan karyawan dan ditempatkan pada level tanggung jawab yang lebih rendah. Tetapi pada kenyataannya, demosi justru menimbulkan segi negatif bagi moral karyawan, yaitu patah semangat, karyawan tersebut tidak terlalu produktif lagi, dan makin jelek loyalitasnya.

3. Job-Posting Programs

Job-posting program memberikan informasi kepada karyawan tentang pembukaan lowongan kerja dan persyaratannya. Pengumuman tentang lowongan kerja tersebut mengundang para karyawan yang memenuhi syarat untuk melamarnya. Biasanya diumumkan melalui bulletin atau surat kabar perusahaan baik surat kabar biasa maupun elektronik. Tujuan program job posting ini adalah untuk memberikan dorongan bagi karyawan yang mencari promosi dan transfer serta membantu departemen SDM dalam mengisi jabatan internal. Dengan demikian, job posting dapat mempertemukan antara kepentingan perusahaan dengan kepentingan karyawan. Tidak semua jabatan dapat melalui job posting ini, biasanya hanya bagi jabatan level bawah yang bersifat klerikal, teknis, dan posisi supervisor.

Program job posting sendiri juga digunakan oleh pengelola pelatihan. Banyak perusahaan yang mempekerjakan lulusan sarjana untuk program pelatihan. Untuk kemudian para alumni pelatihan diberikan kesempatan untuk mencalonkan diri pada jabatan yang dibutuhkan.

C. Permberhentian

Pemberhentian atau pemutusan hubungan kerja adalah keputusan dari individu dan perusahaan. Hal ini dapat dilakukan oleh perusahaan atau pekerja. Pemberhentian kerja dapat didorong oleh alasan disiplin, ekonomi, bisnis, atau alasan pribadi.

1. Meninggalkan Pekerjaan Sementara (Cuti)

Cuti dilakukan oleh seorang karyawan dikarenakan karyawan tersebut terkadang membutuhkan waktu sementara untuk tidak bekerja. Alasannya mungkin karena kesehatan, masalah keluarga, pendidikan, dan lain-lain. Ketika seorang karyawan melahirkan, merawat pasangan, anak, atau orang tua yang sakit, atau pun menderita penyakit parah, yang menyebabkan tidak mampu bekerja, karyawan mendapatkan hak untuk tidak bekerja sesuai dengan peraturan yang berlaku.

2. Pengurangan

Pengurangan atau attrisi adalah pengurangan normal karena pengunduran diri, pensiun, atau kematian. Pengunduran diri ini dilakukan dari pihak pekerja sendiri, bukan dari perusahaan. Alasan utama attrisi ini adalah pengunduran diri yang bersifat sukarela.

Bentuk attrisi yang dapat dikendalikan departemen SDM adalah pensiun dini yang mendorong karyawan untuk pensiun sebelum usia pensiun normal yang berlaku di perusahaan tersebut. Keuntungan pensiun dini adalah karena adanya promosi yang berantai pada beberapa lapis pekerja yunior. Disamping itu, pekerja senior merupakan pekerja yang dibayar tinggi, sehingga ketika mereka pensiun biaya ini dapat dikurangi.

3. Pengunduran Diri Sementara

Pengunduran diri atau layoff merupakan permintaan pengunduran diri yang ditawarkan perusahaan kepada karyawan karena alasan bisnis dan ekonomis. Separasi ini bisa berjalan beberapa minggu kalau perusahaan memberikan perawatan kesehatan atas biaya perusahaan bagi mantan karyawan. Biaya ini diberikan bagi karyawan yang berhenti atas alasan apa pun. Kegagalan memenuhi tuntutan ini dapat menimbulkan akibat hukum yang mahal.

3. Pencegahan Separasi

a.       Pengunduran Diri Secara Sukarela. Pengunduran diri secara sukarela dapat dikurangi dengan meningkatkan kepuasan kerja, pekerjaan yang menantang, supervisi yang bermutu tinggi, dan kesempatan untuk tumbuh bagi setiap karyawan. Para manajer dan departemen SDM dilibatkan dengan topik-topik tersebut melalui pelatihan bagi supervisor, perencanaan karir dan aktivitas lainnya.

b.      Kematian. Kematian sebagai sumber pemberhentian kerja adalah salah satu alasan pengembangan HRD untuk meningkatkan kegiatan keamanan kerja, penjagaan kesehatan secara preventif dan rancangan program kenyamanan kerja untuk menjaga kesehatan karyawan.

c.       Layoff. Layoff dapat diminimalisasi dengan memprediksi kebutuhan tenaga kerja beberapa tahun mendatang, pengusaha yang menghindari layoff bahkan selama masa resesi yang buruk sekali pun. Kemudian, karena keahlian mereka yang diperlukan bagi bisnis berubah, maka kegiatan pelatihan dan transfer karyawan membantu perusahaan untuk menyesuaikan tantangan ekonomi yang dihadapinya sambil menyediakan keamanan kerja bagi para karyawan. Layoff juga dapat dikurangi melalui pendekatan part-time layoff, yaitu memperbolehkan pengusaha untuk me-layoff karyawannya selama beberapa hari saja di setiap minggunya. Dalam kasus seperti ini, pengusaha dapat memberlakukan pemerataan layoff bagi seluruh karyawan sambil mensyaratkan pengusaha untuk mempertahankan karyawannya tanpa melakukan layoff.

d.      Terminasi. Pelatihan dan pengembangan karyawan adalah cara untuk mengurangi terminasi karena buruknya kinerja karyawan. Melalui pelatihan yang efektif, karyawan baru dan karyawan lama dapat diajarkan bagaimana mereka dapat bekerja secara sukses. Pelatihan dan pengembangan SDM adalah sangat penting bagi suksesnya perusahaan.

SELAMAT BELAJAR YAA..................................................................